Prática comum no Brasil, o reembolso ao funcionário pelo uso do carro próprio para fins profissionais pode parecer uma boa maneira de reduzir custos, mas um exame mais aprofundado mostra que isso pode ser um complicador, uma vez que a empresa pode ter mais encargos do que a primeira vista parece, em longo prazo.
É sabido que o custo com frotas está entre as cinco maiores despesas das companhias, que, para minimizarem os impactos, vivem buscando fórmulas para não onerar tanto a empresa. Neste cenário, quando a escolha é a modalidade reembolso, algumas questões precisam ser levadas em conta.
Se a companhia realmente gasta menos ao reembolsar o motorista do que manter a frota, seja própria ou terceirizada, é porque seus funcionários estão bancando custos ocultos. Na verdade, após uma análise aprofundada, o reembolso pode realmente ser a opção mais dispendiosa e prejudicar diretamente a produtividade dos funcionários e a imagem corporativa no mercado.
Alguns dos fatores a se levar em conta são:
· O uso de veículos dos colaboradores aumenta a exposição a riscos de responsabilidade civil pela contratação de um seguro, possivelmente, inadequado;
· Custos que deveriam ser da empresa – desde a compra até a manutenção – são repassados aos funcionários, geralmente mais caros pois não contam com a economia de escala;
· Risco de reclamações trabalhistas futuras, incluindo as despesas como de natureza salarial;
· Diminuição da produtividade do colaborador, com tempo usado para manutenção do veículo, ou gerenciamento em caso de sinistro por exemplo;
· Menos controle no nível de segurança dos carros utilizados; há a tentação de adiar reparos e manutenção de rotina;
· Elimina-se uma vantagem na contratação de pessoal de alto nível;
· Queda na retenção de talentos, pois oferecer um veículo é um benefício altamente desejado;
· Possível desajuste da tarifa por quilometro, em caso de grande variação de quilômetros rodados. O valor pode ser adequado para quem roda pouco e insuficiente pra quem roda muito, ou vice e versa;
· Um veículo fornecido pela empresa ajuda a criar uma moral alta nos funcionários, Não precisam se preocupar em segurar o carro, pagar por reparos (por vezes de elevada monta) inesperados e nem a manutenção de rotina;
· Uma frota fornecida pela empresa é mais fácil de gerenciar com um único pagamento para uma empresa de leasing em vez de processar inúmeros relatórios de despesas. Além disso, o gerenciamento de frotas profissional fará melhores escolhas relacionadas à frota do que os colaboradores individuais;
· Um veículo fornecido pela empresa permite que a mesma controle a adequação e aparência dos mesmos, transmitindo a imagem adequada ao mundo;
· Tentação aumentada para fraudar a empresa cobrando quilômetros em excesso;
· Perde-se oportunidade de publicidade com adesivagem do veículo.
Diante deste cenário, fica claro que o reembolso não é tão vantajoso quanto parece.
Obviamente, há casos em que pode fazer sentido econômico, mas cabe às empresas estudar todas as modalidades para escolher o que melhor se encaixa para o seu negócio.
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