Redução de custos da frota em tempos difíceis

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Durante a crise do Corona vírus, dicas sobre manutenção da continuidade da frota, e, acima de tudo, manutenção da segurança dos motoristas serão cruciais para todas as frotas. Já escrevemos um artigo anterior sobre segurança dos motoristas na epidemia. Todavia, durante e após essa crise, deveremos perseguir cuidadosamente a redução de custos associados à frota de veículos. Analisaremos aqui o caso onde a empresa já terceiriza os veículos através de leasing operacional ou locação, mas as linhas gerais servem para qualquer modalidade de financiamento dos veículos.

Considere modificar seu contrato atual (a chamada recontratação)

Podemos mudar prazo e/ou a quilometragem anual; abaixo abordaremos ambas as situações de modo separado, para maior clareza.

Aumentar o prazo de seu contrato

As empresas podem solicitar à empresa de terceirização extensões de contrato (formais – com presença de aditivo contratual – ou informais), em vez de devolver os veículos ao final do contrato e trocá-los. Essa extensão de prazo vem junto com a alteração da quilometragem total do contrato – veja abaixo. As empresas de aluguel em geral aceitam esse tipo de negociação, pois garante a continuidade do contrato.

A chamada extensão informal só se aplica a veículos que estão terminando seu prazo. Necessita de uma análise do contrato – há alguns que impõe penalidades, nesse caso de não devolução na data original. Esses veículos podem ter seu prazo estendido enquanto durar a crise, em um prolongamento “informal” do contrato, mês a mês, mediante continuidade dos pagamentos. Como diria Abelardo “Chacrinha” Barbosa, “acaba quando termina”. Isso oferece flexibilidade nessa fase, permitindo a troca por outro veículo quando o panorama estiver menos turbulento, mantendo o custo atual de aluguel, sem nenhuma interrupção para os motoristas.

Para contratos no meio de seu período contratual, devem ser consideradas extensões formais de um, ou dois anos. Como os contratos estão sendo estendidos por um longo prazo, os aluguéis mensais muito provavelmente serão reduzidos. Há exceções dessa tendência de redução: ou nos casos de quilometragens muito altas, ou quando temos prazos originais muito curtos, de 12 meses por exemplo – ai provavelmente o custo mensal deve aumentar nessa extensão.

Alterar a quilometragem de contrato

Os veículos provavelmente estão rodando menos durante essa quarentena; assim, devem chegar ao final do contrato com a quilometragem menor que a esperada.

Podem haver boas economias com a alteração de contratos, adequando para quilometragens reais precisas para cada veículo (ou grupo de veículos com quilometragem final projetada semelhante). Isso é particularmente relevante para as frotas que contratam quilometragem única, padronizada. Por exemplo, um contrato típico de 36 meses / 90.000 quilômetros (30 mil km/ano) em que vários veículos estão projetando rodar 70.000 km. Ao reduzir a quilometragem anual do contrato desses carros, isso resultará em custos mais baixos de manutenção para a empresa de aluguel, repassados para o cliente nessa nova fase do contrato, evitando de se pagar algo que não é “consumido”.

As empresas devem identificar os motoristas/veículos com menos quilometragem, e os contratos que podem ser mudados, pois a economia pode ser considerável. Isso se aplica mesmo em uma situação de contratação em regime de “Pool” de quilômetros (quilometragem geral da frota). Em caso de dúvida, fale com uma consultoria especializada, é uma análise bastante complexa.

Evitar rescisões antecipadas

As rescisões antecipadas incorrem em uma multa, pelo que devem ser evitadas, se possível. Se nenhuma outra solução puder ser encontrada para os veículos ociosos, devolva os que estão perto do final de seus contratos, para minimizar as penalidades. Realoque /troque veículos entre áreas da empresa, para evitar essas situações potencialmente custosas.

Verifique se há veículos em contratos de aluguel de curto prazo

Atualmente, os veículos de Rent-a-Car (RAC – ou aluguel de curto prazo) fornecem a capacidade de obter veículos rapidamente, e sua empresa talvez tenha veículos nessa situação.

Se, no geral, houver veículos excedentes, considere devolver esses veículos de RAC primeiro. Eles oferecem flexibilidade, mas representam uma opção de mobilidade mais cara e geralmente podem ser devolvidos sem penalidade.

Por exemplo, nos casos em que há novos funcionários que aguardam a entrega do carro da empresa, procure veículos parados excedentes.

Novamente, uma consultoria pode ajudar.

Olhe suas contas de combustível

O combustível é um dos maiores custos operacionais da frota da empresa e, muitas vezes, as empresas não têm um bom controle sobre o preço pago.

Observamos enormes diferenças de preços entre postos diferentes, de até 30% (!) em um raio de poucos quilômetros. Com a alta oscilação nos preços mundiais do petróleo e da cotação do dólar, esperam-se mudanças frequentes de preço nas bombas. Devemos frequentemente checar a paridade entre os preços de gasolina e etanol para verificar qual o mais econômico, em termos de custo por km, para carros “Flex”. Pesquisas empíricas indicam que a paridade limite de equalização dos custos é de 65 a 70% entre o etanol e a gasolina.

Um bom cartão combustível ajuda nesse gerenciamento.

Outros pontos

Uma análise criteriosa de seu contrato de terceirização, bem como de sua política de frotas, com a ajuda de consultoria especializada, podem indicar pontos de redução de custos adicionais expressivos.

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