Frotas….Comprar ou Alugar… Eis a Questão!


Ter ou não ter… eis a questão! – diria Hamlet, se fosse gestor de frotas…

Alugar ou comprar? Esta é talvez uma das perguntas mais cruciais e fundamentais que um gerente de frota precisa fazer e, mais importante, responder. Embora cada opção de financiamento tenha suas vantagens e desvantagens, os gestores de frota devem determinar a melhor opção para sua operação. Esta é uma decisão complexa que afeta todos os aspectos da frota, e além, uma vez que impacta o fluxo de caixa da empresa, a demonstração de resultados e o balanço patrimonial.

O gestor de frota provavelmente não será o tomador de decisão final no estudo de Compra x Aluguel, mas certamente desempenhará um papel importante, como um dos especialistas da empresa aconselhando os tomadores de decisão sobre o caminho certo.  O trabalho de construção do modelo financeiro, complexo e cheio de detalhes como é o assunto de frotas, provavelmente será feito pelo departamento financeiro, ou por consultoria especializada. No entanto, os dados fornecidos por você, gestor de frotas, formarão a base dos elementos da análise.

Gestão da Frota

Uma das principais considerações na decisão de aluguel versus compra é a disponibilidade de serviços de aluguel e gerenciamento de frota, e a coordenação desses serviços caso vários fornecedores sejam necessários. A decisão de alugar ou comprar envolve mais do que apenas uma avaliação de números e de um balanço patrimonial. Os gerentes de frota têm uma ampla gama de responsabilidades além do custo e método de aquisição de veículos, incluindo dentre outras:

  • Garantir que os veículos são econômicos, seguros e atendam às necessidades do negócio e que os motoristas da empresa realizam seu trabalho com a maior segurança possível.
  • Providenciar e gerenciar a manutenção regular preventiva e corretiva desses veículos.
  • Gerenciar a compra de pneus e outros reparos, previsíveis e imprevisíveis.
  • Supervisionar os processos para que os motoristas relatem acidentes, obtendo transporte de reposição, cobertura do seguro, gerenciando e autorizando o reparo e tentando a recuperação de valores, quando possível.
  • Organizar os meios pelos quais os motoristas podem comprar combustível e administrar os custos desse item de grande importância, ao mesmo tempo em que acompanha a eficiência energética dos veículos que dirigem.
  • Ter um processo para as necessidades administrativas do veículo, como o licenciamento anual e pagamento de multas de transito.

Essas funções são complexas e são afetadas drasticamente pela escolha de alugar ou comprar os veículos da frota.

Outro conceito de fundamental importância é o tempo de uso do veículo. Esse tempo é uma consideração importante ao avaliar os prós e os contras da terceirização (aluguel). Se uma empresa troca seus veículos a cada quatro anos ou menos, o aluguel é provavelmente a melhor escolha, enquanto veículos usados com pouca frequência, veículos de uso especial, adaptados, com um mercado de revenda limitado, podem ser melhores candidatos para compra.

Entendendo a Locação

Para entender os prós e os contras da opção de alugar em vez de comprar, será útil examinar o conceito de aluguel de longo prazo e as principais opções que estão atualmente disponíveis para frotas comerciais.

Fundamentalmente há duas possibilidades, com grandes semelhanças, o Leasing e a Locação de Longo Prazo. Muita gente não sabe as diferenças entre o Leasing e o Aluguel, bem como as possibilidades de ambas as operações. Para o cliente o resultado é essencialmente igual, com poucas diferenças na prática. Ao lado damos um breve resumo.

Não devemos confundir a terceirização de frotas com a locação de curto prazo, o “Rent-a-Car”, esse normalmente de curto prazo – dias ou meses no máximo.

Um contrato de aluguel típico de frotas é firmado por um prazo fixo, por exemplo, três anos. O contrato prevê um pagamento fixo mensal pelo modelo de carro escolhido, um limite para a quilometragem que o locatário pode rodar no veículo, juntamente com extras por ultrapassar esse limite. Vencido o prazo da locação, o locatário devolve o veículo ao locador e, não tem mais obrigações. Os alugueis de frota normalmente incluem manutenção, troca de pneus, assistência 24 horas e cobertura de riscos (seguro).

As vantagens do Leasing/Aluguel

Não importa o tipo de aluguel que você decida usar, ele traz as mesmas vantagens básicas:

  1. Preservação de capital. O Aluguel permite que uma empresa obtenha os veículos de que precisa sem usar capital operacional precioso ou mergulhar em linhas de crédito que podem ter melhor uso.
  2. Compra e Venda do carro. O processo de aquisição e venda de veículos é demorado e requer algum conhecimento para funcionar bem. Os locadores podem adquirir qualquer marca ou modelo para você, usualmente com bons ganhos de escala (descontos), dispensando você de ter que lidar com essas tarefas. Os locadores também estão mais bem equipados para vender os veículos, assim que eles saem de serviço; alguns tem suas redes próprias de comercialização.
  3. Manutenção. Do mesmo modo, os locadores tem ganhos de escala na compra de manutenção, sistemas para gestão de frotas e manutenção, bem como especialistas nesse assunto, aliviando o cliente desse trabalho especializado, obtendo custos reduzidos ao final.
  4. Menos administração. A propriedade de um veículo acarreta vários encargos administrativos, como renovação de licença, pagamento de impostos, autorização e pagamento das manutenções, seguros, multas, etc.. A administração da papelada cabe ao locador. O cliente recebe única fatura, o que simplifica a vida…. Adicionalmente, em vários estados do País, existe incentivo fiscal para as locadoras, com descontos no IPVA (imposto de propriedade).

Anteriormente a locação era tratada “fora” do balanço patrimonial da empresa, mas isso mudou recentemente com a adoção, pelo Brasil, de princípios contábeis internacionais, no caso o chamado IFRS 16.

Argumentos para a compra

Embora o aluguel tenha vantagens para as frotas, há argumentos favorecendo a compra dos veículos da empresa.

  1. Benefícios fiscais. Em determinadas condições, os clientes podem se creditar do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) que é pago na compra dos carros.
  2. Necessidade de veículos especiais, com adaptações, demandando um tempo de retenção maior para se amortizar as adaptações, ou em condições muito severas de uso. Nesse caso, apesar da locação ser possível, o preço da locadora pode se tornar desinteressante.
  3. Condições especiais de empresas: ou que tenham acesso a capital muito barato, ou que tenham muita incerteza no tempo de retenção, uso muito severo, ou ainda outras situações especiais qualquer.

As Etapas para a Decisão – vamos ver os números…

Não importa qual opção é a melhor para a frota e sua empresa, existem etapas que devem ser seguidas para tomar uma decisão final de locação versus compra.

  1. Aprenda o básico. Você não pode decidir se deseja alugar ou possuir, a menos que esteja familiarizado com os métodos de fazer ambos. Busque informações básicas da frota, tal como uso, quilometragem, tempo de uso, etc.
  2. Compreenda os objetivos da empresa. Melhor fluxo de caixa? Mais controle? Economia administrativa?
  3. Reconheça o impacto financeiro. Faça um esforço para entender os conceitos básicos de fluxo de caixa e de valor presente (veja o box ao lado). Coloque em números….assim é que se “vende o peixe”!
  4. Dê um valor aos custos intangíveis e dê valor à flexibilidade. Os custos administrativos e de produtividade devem ter um valor monetário, antes que uma decisão adequada possa ser tomada.
  5. Revisite a decisão. As coisas mudam, quanto mais uma frota…. Um bom gerente revisa suas decisões em uma base regular. Para isso, a cada três ou quatro anos – ou um ciclo – seria um bom prazo para reavaliar.

 

Mais do que dinheiro.

 Claro, há mais para uma operação de frota e, portanto, mais para o decisão de aluguel versus compra, do que simples considerações financeiras. Como vimos, as responsabilidades de um gerente de frota são várias e complexas; com recursos internos e de pessoal limitados (sempre são!), a escolha exige fornecedores que auxiliem na administração do dia-a-dia, quase como um “Back-office”, enquanto o gerente dirige o desempenho e mantém autoridade geral. Para esse fim, os locadores de frota oferecem diversos “pacotes” de produtos e serviços, como manutenção, gestão de acidentes, seguros, cartões de combustível, telemetria dentre outros. A dificuldade é a seleção adequada desse prestador, porque as condições de cada produto oferecido pelas diferentes locadoras variam bastante, necessitando know-how especifico para essa avaliação. Por exemplo, as franquias de cobertura de risco mudam muito de uma oferta para outra. Como pesar isso na decisão? Como lidar com as variações de quilometragem dos diversos veículos?

Também é possível que uma empresa opte pela compra de veículos, e esse auxilio na administração pode ser feito por meio de contratos de “Fleet Management”, com empresas especializadas.

Embora a decisão de locação versus compra seja complicada, é uma decisão fundamental que toda empresa precisa tomar, a fim de garantir que sua frota esteja sendo financiada adequadamente com o menor custo total possível. Apesar de existirem motivos pelos quais as empresas podem querer possuir seus veículos, o aluguel em muitos casos é a escolha mais inteligente.

VOCÊ DECIDE ALUGAR. E AGORA?

Depois que foi determinado que o aluguel é a melhor opção, precisamos estabelecer a meta do programa de terceirização.  “Qual é a nossa definição de sucesso para a terceirização? Qual é o problema de negócios de que precisamos resolver?”.

Saber as respostas a essas perguntas ajudará a avaliar as propostas dos potenciais locadores objetivamente; essa tarefa pode ser bem complexa, e o auxílio de uma consultoria especializada tem o potencial de economizar muito no futuro. Escolha um ou mais locadores com sabedoria, selecione o melhor tipo de contrato para atender seus objetivos e terá a melhor alternativa para sua empresa.

“Know how” externo pode ser bem útil nessa ocasião; faz todo o sentido considerar as vantagens de obter aconselhamento de uma consultoria independente de gestão de frota, com conhecimento e experiência, para ajudar a guiá-los nessa escolha complexa e cheia de detalhes. Desenvolvemos o conceito de TCOL – “Total Cost of Operational Leasingpara auxiliar nesse tipo de decisão, de qual oferta de locação é a mais atraente, considerando-se todas as diferenças existentes nos produtos oferecidos pelas locadoras/arrendadoras. 

Afinal, já dizia o proverbio alemão, “O diabo está nos detalhes…”.

 

Walter Kirschner

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